项目信息化怎么做?

项目信息化,主要围绕项目活动而开展的,用于辅助项目管理工作,而去构建的信息化管理系统。

 

一、什么是信息化?

简单地说,就是将日常项目活动,搬到计算机上来管理,利用计算机的快速计算和网络互联,实现手工管理无法实现或很难实现的一些管理操作。

1、快速计算

相较于手工台账或Excel表格,信息化系统可以从不同的维度快速抽取、计算、汇总数据,可以从不同角度实时了解项目进展情况,尤其是当项目多、人员多时,这个优势就更加明显。这也是计算机最本质的优势。当然,这也依赖于信息化系统的具体功能设计,好的信息化产品,能够准确地把握需求本质,实现流畅的管理体验。

2、网络互联

信息化的另一个优势是信息共享,这也就是台账产生的原因和实现的目标。利用网络互联,加上快速计算,再辅以权限设计,能够将不同的人需要了解的信息,准确地呈现在每个人面前。相比较于台账的信息共享,信息化系统实现了更好的保密性,让每个人只看到自己需要了解的信息。

 

二、为什么要做信息化?

大多数信息化需求,是在公司人数或业务规模达到一定数量时,才会出现。此时仅依靠手工管理已十分困难,必须借助于信息化工具。一般信息化主要为解决三方面的问题:信息透明、人员协作、效率工具。

1、信息透明:管理层面

管理最基本的前提是了解情况,大多业务信息分散在不同的环节,当业务达到一定规模时,了解业务进展就变成了一件十分困难的事情,必须向不同人进行询问,再对信息进行汇总分析,有些公司为此还特别配置了文员岗。信息化系统可以实现各类业务信息的实时收集,帮助打开业务的黑匣子,将各个阶段的信息透明出来,为各层管理者和业务人员提供信息支撑。

2、人员协作:流程规范

主要使用信息化来提升协作效率和规范协作流程。协作一般包括上下级协作、跨部门协作、跨企业协作等。

3、效率工具

以业务信息为基础,借助于自动化工具,实现工作效率的提升。

 

三、项目信息化怎么做?

项目信息化,主要围绕着项目活动而开展的,关键点是对项目活动进行归类分析,再依照于不同的分类进行功能设计。根据项目活动的参与人数,可将活动分为两大类:单人活动、多人协作活动。

 

1、单人活动

由单人完成,使用信息化系统主要基于两个方面的目的:

(1)信息透明:根据管理的需要,及时登记相关业务信息,以方便各层管理人员实时了解业务信息。在功能设计上,采用信息登记、权限控制、统计报表相结合,即可实现相关业务需求。

(2)效率工具:以业务信息为基础,结合特定的功能设计,来满足特定的业务需求。例如:

    • 投标日历:根据投标信息中的开标时间,以日历的形式呈现出所有开标信息,以便于合理安排工作。

    • 投标保证金:根据收付款信息,提取保证金交纳退还情况,实时展现所有未退还的保证金。

    • 费用管控:根据项目费用信息和一定的计算规则,实时计算项目可用费用,为项目管控提供信息支撑。

       

2、多人协作活动

由多人协作才能完成的工作,主要分为两类:触发型和计划型。

(1)触发型:指各类申请审批,通过工作流和待办事项,来规范协作流程和提升效率。在功能设计上,核心是做好集中待办处理,不同类型的申请能够集中地进行管理,主要体现在两方面:

A、从处理人的角度:可集中查看所有待处理的申请、已处理的申请、我提交的申请。

B、从项目角度:可集中查看本项目的所有申请及流转状态。

从业务性质上,申请审批又可分为两类:

A、管控类:主要用于各种授权审批等,如用章申请、报告审核等,

B、协作类:主要用于各项事务协作,如开票申请、收款确认、公告发布申请等。

 

(2)计划型:一般指工作任务,通过任务下发、反馈、审核等,实现工作协作。

项目信息化管理系统,是以项目活动为中心的,先对项目活动进行分析归类,再依据分类进行系统功能设计。同时,也要考虑事务本身的多义性,有的项目活动具有多方面的特征,如开票申请和用章申请,形式上都是申请审批,但两者业务性质有所不同。用章只是个协作活动,当用章结束后,用章信息就无太多用途,而开票申请则不同,其发票信息本身也是业务信息,即使开票流程结束,后续也需要对发票信息进行查看汇总等,所以开票活动具有业务协作和信息台账双重性质,相关功能设计时也需要同时考虑。

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